E-procurement

Advance model dari Procurement System adalah e-Procurement, dimana terbagi atas beberapa modul, yaitu

• Vendor Management merupakan portal khusus untuk Vendor melakukan pendaftaran sebagai vendor dan mengisi seluruh data perusahaan, informasi keuangan, legal, secara elektronik via website. Vendor Management dilengkapi dengan simple analitik sistem dimana secara otomatis dapat memberikan Penilaian Vendor yang terhubung dengan besar nilai proyek yang dapat diambil.
• Aplikasi Vendor Survey, tersedia dalam bentuk aplikasi mobile android untuk mendukung modul Vendor Management yang digunakan sebagai tahap kedua registrasi vendor, informasi data Vendor yang terhubung dan dilengkapi dengan foto lokasi kantor Vendor.
• Procurement System, dimulai dari Purchase Request, Request for Tender yang akan langsung memberikan notifikasi ke Portal Vendor bahwa ada tender yang sedang aktif, submit Quotation oleh Vendor, pemilihan Vendor (pitching) secara elektronik, sampai kepada PO, Invoice, Delivery Order, Penerimaan, dan Pembayaran.

Bagaimana E-procurement mempermudah administrasi bisnis?

• Planning of Buying
  Membuat kontrak dengan vendor di awal periode untuk mengikat harga dengan membeli barang dalam jumlah banyak

• Buying Approval Matrix
  Dapat menyetujui keputusan pembelian berdasarkan tingkat jabatan pengguna dan juga berdasarkan total pembelian dengan 2 metode, Parallel dan Sequential

Gambar 1: Tabel approval user

• AI Vendor Scoring
  Merupakan fitur otomatis Artificial Intelligent yang ada pada Portal Pendaftaran Vendor dengan memberikan skor penilaian vendor berdasarkan profil, data, portfolio kerja vendor yang diupload vendor saat pendaftaran. Skor berupa nilai A, B, C, D dimana grade yang didapatkan sebagai acuan/usulan utk besar nilai kontrak yang pantas ditangani oleh vendor menurut sistem AI. 

• Tender Comparison & Re-Tender
  Membandingkan lebih dari satu Vendor yang mengikuti tender, dan dapat melakukan tender ulang jika harga belum disepakati